B2

Tiếp nhận hồ sơ

- Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra hồ sơ đủ thành phần gồm: 01 đơn đề nghị xác nhận, cung cấp thông tin (mẫu M03b dành cho người từ đủ 14 tuổi trở lên; mẫu M04b dành cho người chưa đủ 14 tuổi); Bản sao có chứng thực/chứng thực điện tử giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp chứng minh người đại diện hợp pháp đối với trường hợp người cung cấp, xác nhận thông tin là người mất năng lực hành vi theo quy định của Bộ luật Dân sự, người chău đủ 14 tuổi; bản chính hoặc bản sao có chứng thực/chứng thực điện tử hoặc bản chụp và xuất trình bản chính Giấy uỷ quyền hợp lệ theo quy định của pháp luật để đối chiếu trong trường hợp uỷ quyền.

- Trường hợp đề nghị xác nhận, cung cấp thông tin cho người chưa đủ 14 tuổi, cán bộ tiếp nhận thực hiện khai thác thông tin, giấy tờ trong cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch (giấy khai sinh). Nếu khai thác được thông tin trong cơ sở dữ liệu thì không yêu cầu người nộp hồ sơ cung cấp giấy khai sinh. Trường hợp không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác thì yêu cầu người nộp hồ sơ bổ sung thành phần hồ sơ để giải quyết, không chính xác thì yêu cầu người nộp hồ sơ bổ sung thành phần hồ sơ để giải quyết, đồng thời đề nghị người nộp hồ sơ thực hiện cập nhật, điều chỉnh thông tin trong các cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

- Hồ sơ hợp lệ thì thực hiện khởi tạo hồ sơ trên hệ thống. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì từ chối; hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn bổ sung hoàn thiện hồ sơ.

+ Hồ sơ nộp trực tiếp: cán bộ đóng dấu tiếp nhận, số hoá hồ sơ giấy, khởi tạo hồ sơ trên hệ thống, in Giấy biên nhận và hẹn trả kết quả đối với trường hợp hồ sơ nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa.

+ Hồ sơ nộp trực tuyến: cán bộ kí số để tiếp nhận, khởi tạo hồ sơ.

* Trong thời hạn 15 ngày người nộp hồ sơ không thực hiện bổ sung hồ sơ theo thông báo, hệ thống sẽ tự động huỷ hồ sơ.

B3

Thẩm định, xử lý hồ sơ

Sau khi đồng bộ, chuyển dữ liệu các hồ sơ đã được tiếp nhận từ hệ thống ngoài vào hệ thống trong.

- Cán bộ được phân công xử lý hồ sơ thực hiện thẩm định tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ, tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu xuất nhập cảnh.

- Nếu hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện: Đề xuất Lãnh đạo Công an cấp xã duyệt, ký văn bản trả lời yêu cầu xác nhận, cung cấp thông tin.

- Trường hợp không đủ điều kiện, đề xuất Lãnh đạo Công an cấp xã duyệt, ký văn bản từ chối trả lời, nêu rõ lý do.

- Trường hợp hồ sơ cần bổ sung: đề xuất lãnh đạo Công an cấp xã duyệt nội dung hướng dẫn bổ sung hoàn thiện hồ sơ.

B4

Xem xét, phê duyệt

Lãnh đạo Công an cấp xã xem xét, phê duyệt hồ sơ:

- Hồ sơ đạt yêu cầu: Lãnh đạo Công an cấp xã phê duyệt báo cáo đề xuất, ký văn bản trả lời (ký số văn bản điện tử xác nhận thông tin hoặc văn bản từ chối xác nhận, cung cấp thông tin hoặc văn bản hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ đối với trường hợp hồ sơ nộp trực tuyến).

- Hồ sơ chưa đạt yêu cầu: chuyển lại cán bộ xử lý hồ sơ, nêu rõ lý do.

B5

Trả kết q​uả

- Bộ phận trả kết quả thực hiện trả kết quả tại trụ sở Công an cấp xã đối với trường hợp hồ sơ trực tiếp.

- Trường hợp hồ sơ nộp trực tuyến: đồng bộ dữ liệu, cập nhật kết quả giải quyết hồ sơ lên cổng dịch vụ công quốc gia